○総合行政ネットワークにおける電子文書取扱要領
平成16年3月31日
要領第1号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 電子メールの利用に関する特例(第9条―第14条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 総合行政ネットワーク電子文書交換システムにより交換される電子文書の取扱いについては、恩納村文書取扱規程(平成14年恩納村規程第8号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、この要領に定めるところによる。
(1) 実施機関 村長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業(水道事業)及び議会をいう。
(2) 公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該実施機関の職員が保有しているものをいう。
(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) LGWAN文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(電子文書主任)
第3条 規程第4条の規定にかかわらず、LGWAN文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書主任(以下「電子文書主任」という。)を別に指定することができる。
(文書主管課における受信事務)
第4条 LGWAN文書は、主務課で直接受信したものを除き、総務課(以下「文書主管課」という。)において処理する。
2 文書主管課は、LGWAN文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。電子署名の検証ができなかった場合は、否認通知を送信すること。
(2) 受信したLGWAN文書をダウンロードした後、形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を速やかに電子メールにより主務課の電子文書主任に転送すること。
(主務課における受信事務)
第5条 主務課で直接受信したLGWAN文書は、電子文書主任が処理する。
4 前項により出力したLGWAN文書には、「LGWAN文書」と明示するものとする。
(電子署名)
第6条 規程第28条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて電子文書主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発信)
第7条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を行うものとする。
2 前項の規定により文書を施行する場合、当該起案文書の件名欄に「LGWAN施行」と明示し、決裁を受けるものとする。
3 前項の決裁後、LGWAN文書を作成の上、決裁文書を所属の電子文書主任又は文書主管課の電子文書主任に提出し、発信を依頼するものとする。
4 前項の依頼を受けた電子文書主任又は文書主管課の電子文書主任は、当該文書に係る決裁文書と照合審査の上、これを送信する。
(廃棄の方法)
第8条 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。
第2章 電子メールの利用に関する特例
(電子メールの利用)
第9条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
(対象機関等)
第11条 前条の施行文書の相手方は、実施機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(施行)
第12条 電子メールを利用する施行文書は、新規メール画面の主題欄に「公文書扱」と入力した方法により送信しなければならない。
2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第13条 文書主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、文書主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。
2 文書主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により、処理するものとする。
(起案)
第14条 電子メールを利用する施行文書には、起案用紙の件名の欄に電子メール施行と記載し、決裁を受けなければならない。
附則
(施行月日)
1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。
(村長部局以外の実施機関に関する経過措置)
2 村長部局以外の実施機関は、LGWAN文書の取扱いについては、当分の間、この規程によるものとする。