○恩納村文書取扱規程
平成14年10月30日
規程第8号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の収受及び配布(第6条―第9条)
第3章 文書の処理(第10条―第23条)
第4章 文書の浄書及び発送(第24条―第29条)
第5章 文書の整理、保管、保存、廃棄及びファイリングシステム(第30条―第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、本村における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、全て正確、迅速、丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に処理されるよう努めなければならない。
(課長及び係長の職務)
第3条 課長、所長及び室長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 係長及び保育所の所長(以下「係長」という。)は、課長の指揮を受けてその係における事務の処理を推進し、文書が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書取扱主任)
第4条 課長の文書事務を補佐させるため、課に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、課の庶務を担当する係長をもって充てる。
3 文書主任は、課長の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務処理の促進に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 文書の整理及び保管に関すること。
(6) その他文書の処理に関し必要なこと。
(帳票等の種類)
第5条 文書の取扱いに使用する帳票等は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 親展文書配布簿(様式第2号)
(3) 親展電報配布簿(様式第3号)
(4) 親展文書(親展電報)整理簿(様式第4号)
(5) 親展文書(親展電報)収発簿(様式第1号に準ずる。)
(6) 書留文書配布簿(様式第5号)
(7) 電報配布簿(様式第2号に準ずる。)
(8) 金品配布簿(様式第6号)
(9) 受付印(様式第7号)
(10) 起案用紙(甲)(様式第8号)
(11) 起案用紙(乙)(様式第9号)
(12) 指令番号簿(様式第10号)
(13) 法令整理簿(様式第11号)
(14) 文書送付簿(様式第12号)
(15) 完結印(様式第13号)
(16) 保管文書目録(様式第14号)
(17) 廃棄文書目録(様式第15号)
(18) 文書簿冊台帳(様式第16号)
(19) 保管簿冊通知書(様式第17号)
(20) 文書借覧簿(様式第18号)
(21) 文書廃棄台帳(様式第19号)
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第6条 到達した文書は、全て総務課で受け、次の方法により配布しなければならない。
(1) 文書は、親展のものを除き、全て開封審査し、主管課長に配布すること。
(2) 前号の文書で重要又は異例にわたると認められるものは、主管課長に配布する前に村長、副村長又は会計管理者及び総務課長の閲覧を受けること。
(3) 主管課長は、配布を受けた文書の番号及び収受年月日を文書収発簿に登載し、文書の余白に受付印を押印すること。
(4) 親展文書及び親展電報は、総務課において封をしたまま受付印を押し、親展文書配布簿又は親展電報配布簿に登載し、名宛人に配布すること。
(5) 総務課長は、村長宛の親展文書又は親展電報を受けたときは、直ちに親展文書(親展電報)整理簿に登載して村長に届け、その処理について指揮を受けること。
(6) 書留郵便物及び電報は、直ちに書留文書配布簿又は電報配布簿に登載して主管課長に配布すること。
(7) 現金、金券、有価証券又は物品(以下「金品」という。)を添付した文書は、文書収発簿による取扱いのほか、当該文書の余白にその旨を朱書きし、金品配布簿に登載した上、会計管理者又は主管課長に配布すること。
(8) 訴願、訴訟、異議の申立てその他到達の日時が、権利の得失に関わるものは、その文書の余白に到達日時分を明記して取扱者がこれに押印し、封筒のあるものは、これを添付すること。
(9) 数課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布する。その関係の度合を定めにくいとき、又は異例に属するものは、関係課長と協議の上、総務課長が決定する。
(10) 総務課を経ないで直接受理した文書で主管課長が必要と認めたときに、直ちに総務課長に回付し、収受の手続をすること。
(11) 文書及び物品の収受に関し、送達証明の請求をする者があるときは、総務課長又は文書主任が受領証明書を交付し、又は受領印を押すこと。
(12) 親展文書等重要な文書を配布するときは、それぞれの帳簿に必ず受領印を徴すること。
(13) ファクシミリ又は電子メールで到達した文書は、この章の規定に準じて処理するものとする。
(特例の帳簿等)
第7条 次に掲げる文書は、前条の規定にかかわらず、主管課においてこれを直接収受することができる。この場合、文書収発簿によらず別の帳簿(以下「特例の帳簿」という。)を使用し、又は省略する等便宜の処理をすることができる。
(1) 台帳の記帳事項の更正等に直接関係する文書
(2) 証明願等窓口で直ちに処理を要する文書
(3) 一時に多数を収受する文書
(4) 定例的なもので記載内容を指導する必要のある文書
(5) その他総務課長が認める文書
(主管課に属しない文書)
第8条 配布を受けた文書中主管課に属しないものがあるときは、各課長相互に授受することなく直ちにその理由を余白に朱書きし、押印の上、総務課長に返付しなければならない。
(時間外に到達した文書の授受)
第9条 勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第10条 課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。
(文書の供覧)
第11条 配布を受けた文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、直ちに上司の閲覧に供さなければならない。
(1) 重要又は異例であって直ちに処理することができないもの
(2) 上司の指示により処理する必要のあるもの
(3) 前2号のほか、上司の閲覧に供する必要のあるもの
(起案)
第12条 全て事案の処理は、文書によるものとする。文書の起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、一定の用紙又は簿冊で処理できるものはこれによって処理し、軽易なものについては、文書の余白に必要な事項を記入して処理することができる。
(起案文書の作成要領)
第13条 起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 件名、起案者職氏名、起案年月日その他必要事項を明記すること。
(2) 起案理由、経過説明及び本文の順に簡潔に記述し、関係規定その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、理由及び経過説明を省略することができる。
(3) 公文書の書き方、文体、用字、用語、書式等に関しては、第2条の定めるところによる。
(4) 急を要する起案文書は「急」と朱書すること。
(5) 機密を要するものは「秘」と朱書し、封筒に入れる等他見に触れないよう処置を施すること。
(6) 文書の字句を訂正し、削除し、又は挿入するときは、それぞれの部分に押印して責任を明らかにしなければならない。
(決裁区分)
第14条 起案文書には、次の決裁区分を表示しなければならない。
甲 村長の決裁を受けるもの
乙 副村長の決裁を受けるもの
丙 会計管理者の決裁を受けるもの
丁 課長の決裁を受けるもの
2 専決により、村長等の決裁を要しない起案は、決裁区分の不要欄を斜線(左上から右下へ)で抹消すること。
(回議の順序)
第15条 起案文書は、当該文書の決裁区分に従い、関係課員、係長、文書主任、主管課長、連絡調整に関する事務を担当する課長、副村長、村長の順に回議しなければならない。ただし、人事に関する文書で機密を要するものについては、この限りでない。
(合議)
第16条 起案文書の内容が他の課に関係あるものは、関係の深い課から順次合議を行うものとし、起案用紙には、その順に合議先を表示しなければならない。
2 合議を受けたときは、直ちに同意、不同意を決定するように努め、合議事項に関して異議があるときは、主管の課長と協議し、なお意見が合致しないときは、上司の指揮を受けるものとする。
3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課長名の上に「要再回」と朱書するものとし、再開を求められた合議文書は、決裁を受けた後直ちに当該課長にその結果を連絡しなければならない。
(文書の審査)
第17条 起案文書は、文書主任の審査を受けなければならない。
2 対外文書で村長、副村長及び会計管理者の決裁を受けるべきものは、主管課長の回議を経た後、総務課において審査を受けなければならない。
3 審査は、用字、用語、文体、分類番号及び種別に重点をおいて行い、訂正することにより、文意を変えてはならない。
4 前項により、訂正する箇所が多い場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。
(持ち回り決裁)
第18条 起案文書のうち、重要若しくは異例なもので説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは、責任者が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(代決及び後閲)
第19条 恩納村事務決裁規程(昭和48年恩納村規程第1号)第4条の規定に基づき代決したときは、代決者として押印した押印欄に「代」と表示しなければならない。
2 回議を受けた文書を上司不在のため、代決したときにおいて必要と認めたものは、代決者が上司の決裁欄の上に「後閲」と明記するものとする。この場合、起案者は、上司在庁の際、その文書を後閲に供さなければならない。
(機密又は緊急事案の特例)
第20条 機密又は緊急を要する文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらずに便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
(廃案した場合等の処理)
第21条 起案者が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は途中で廃棄となったときは、合議した課長に再び合議しなければならない。
(未処理文書の調査)
第22条 主管課長は、文書収発簿に記載された文書で、記載後1箇月を過ぎてもなお未処理のものについて調査し、文書主任に速やかに処理するよう指示しなければならない。
(決裁文書の取扱い)
第23条 決裁文書は、第14条第1項に規定する決裁区分に従い決裁印を押印しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第24条 発送文書は、文書収発簿に所要事項を記載した後、主管課において浄書するものとする。
(記号及び番号)
第25条 文書の記号は、「恩」の1字と主管の課名の頭文字各1字の2字とする。ただし、親展文書の場合は、課名の頭文字の次に「親」の字を加えるものとする。
2 文書の番号は、会計年度ごとの一連番号とする。
3 同一事案に属する文書は、同事案が完結するまで同一番号を用いる。ただし、年度内に完結しない事案については、翌年度における当該事案に関する最初の文書の施行又は収受の際新たに番号を付し、前年度の番号については、文書収発簿の処理欄に記載するものとする。
(例規文書の取扱い)
第26条 条例、規則、告示及び訓令の番号は、その区分により「恩納村条例」、「恩納村規則」、「恩納村告示」とし、それらの番号は、総務課に備える法令整理簿の番号とする。
2 指令の記号は、「恩納村指令」とし、その番号は、総務課に備える指令番号簿による日付順の一連番号とする。
(発信者名)
第27条 発送文書は、全て村長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、恩納村、副村長又は課長名を用いることができる。
2 庁内各課、相互間に往復する文書は、原則として職名を用いる。
(公印及び契印の押印)
第28条 浄書した発送文書には、恩納村公印規程(1968年恩納村規程第1号)の定める公印を押し、契印で原議書と割印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印を省略することができる。
2 契約書その他でとじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に公印で割印しなければならない。
(文書の発送)
第29条 文書の発送は、総務課において郵送のみを行うものとする。この場合、使送を必要とするもの及び定例若しくは軽易なものは、主管課において発送するものとする。
2 各主管課においては、次により発送手続を行い、文書主任に引き継がなければならない。
(1) 封筒に宛先の住所、氏名及び郵便番号を明記し、発信者欄に必要な事項を記入すること。
(2) 親展文書は、封筒に「秘」の印を押し、他見に触れないようにすること。
(3) 金券、小包等は、発送に適する処置をとること。
3 郵送によらないで直接当該関係者に交付する重要な文書等(定例又は軽易な文書以外のもの)は、文書送付簿にその旨を記入し、受領印を徴さなければならない。
第5章 文書の整理、保管、保存、廃棄及びファイリングシステム
(文書の整理)
第30条 文書主任は、課に配布された全ての文書を常に分類して整理し、未着手文書、懸案文書及び完結文書ごとに、所定の箇所に保管して担当者が不在の場合でも処理経過が分かるようにしなければならない。
2 担当者は、前項の保管文書のうち、未着手文書及び懸案文書を文書主任から受領し、速やかに処理しなければならない。
3 第1項に規定する文書の分類については、別に定める。
(文書の完結)
第31条 文書が完結したときは、文書主任は当該文書又は原議書に完結印を押し、完結年月日を記入した上、文書収発簿の所定の欄にも完結年月日及び分類番号、種別を記入して主管課で保管しなければならない。
2 完結年月日は、完結文書が発送文書である場合は発送年月日、収受文書である場合は決裁年月日とする。
(完結文書の編集及び製本)
第32条 完結文書は、次に定めるところにより、主管課長の指示に従い、文書主任が編集し、製本しなければならない。
(1) 会計年度ごとに編集すること。ただし、例規文書及び議案文書等(以下「例規文書等」という。)については暦年ごとに編集すること。
(2) 完結文書は、別に定める文書分類表の分類番号及び種別により区分し、完結年月日の古いものを最上位にして月日順に編集し、同一事案の文書については初回の原議書を上位に置き、他は往復月日順にその下に編集すること。
(3) 事件が2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付に属する年度に編集すること。
(4) 事件が数種目に関係のあるものは最も関係の深い種目に編集し、他の関係類目にその旨を記載すること。
(5) 索引目次を付けること。
(6) 表紙及び背表紙には年度(年)、種別、簿冊名及び主管課名を記載すること。
(7) 紙数の関係で2年以上を1冊に編集することができる。この場合年度の区分を明らかにするため、区分紙を入れること。
(8) 簿冊の厚さは、約9センチメートルを標準とし、これを超える場合は、分冊してもかまわない。
(9) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、適宜、紙袋等に入れて整理し、関係文書にその旨を記載すること。
(保存年限)
第33条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
3 主管課長は、文書の分類番又は種別等を変更しようとするときには、総務課長を合議しなければならない。
(分類基準)
第34条 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例、規則その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及び実施に関する書類
(3) 村史の資料となる重要書類
(4) 議会の会議録、議決書等重要書類
(5) 政府の令達その他で特に重要な書類
(6) 訴願、訴訟及び異議の申立てに関する書類
(7) 重要な契約書
(8) 任免処罰に関する重要書類
(9) 財産、営造物及び村債に関する重要書類
(10) 隣接市町村との分合及び境界変更に関する重要書類
(11) 事務の引継ぎに関する重要書類
(12) その他重要で永年保存の必要があると認める書類
2 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 金銭の支払に関する証拠書類
(2) 行政執行上必要な統計資料に関する書類
(3) その他10年保存の必要があると認める書類
3 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の施策に関する書類
(2) 行政執行上参考となる統計資料に関する書類
(3) 村税等各種公課に関する書類
(4) 金銭出納に関する書類
(5) その他5年保存の必要があると認めた書類
4 第4種に属するものは、第1種、第2種及び第3種に属しないもので3年保存の必要があると認める書類
5 第5種に属するものは、第1種、第2種、第3種及び第4種に属しないもので1年保存の必要があると認めた書類
(保存年限の始期)
第35条 文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、例規文書等の暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(保管)
第36条 編集された文書は、課において完結の翌年度3月31日まで、例規文書等の暦年文書に関するものは、完結の翌年12月31日まで保管しなければならない。
2 前項の保管期間は、保存年限に算入する。
(保管文書の送付)
第37条 主管課長は、保管を終えた簿冊(以下「保存文書」という。)の保管文書目録を毎年6月30日(暦年度編集の簿冊に当たっては2月末日)までに総務課長に送付しなければならない。ただし、第5種に属するものは、この限りでない。
2 総務課長は、保管文書目録の送付を受けて、文書簿冊台帳を作成しなければならない。
3 秘密文書等事務処理上特に重要な文書の保管は、総務課長に合議し、厳重に主管課で保管しなければならない。この場合において、主管課長は、第1項に規定する期日までに保管簿冊通知書を総務課長へ送付しなければならない。
4 総務課長は、送付された保管簿冊通知書による保存文書を審査し、編集製本及びその内容に不備な点があるものは、主管課長にその補正を求めなければならない。
5 総務課長は、前項の保管簿冊通知書を保存しなければならない。
(書庫)
第38条 保存文書は、各課書庫に整然と収蔵しなければならない。
2 保存文書の保存は、課別とし年度(年)、分類番号、種別等に整理しなければならない。
3 書庫は、各課長が主管する。
(借覧)
第39条 保存文書を借覧しようとする職員は、文書借覧簿に必要事項を記入し、主管課長に請求しなければならない。ただし、課内においては、文書主任の許可を得るものとする。
2 保存文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、他の管公署から請求があった場合で主管課長が必要があると認めたときは、この限りでない。
3 借覧期間は、7日以内とする。ただし、借覧期間中であっても主管課長は、必要があると認めたときは、いつでもその返還を求めることができる。
4 借覧文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、増訂、訂正又は借覧者以外への貸与をしてはならない。
5 借覧を受けた職員は、借覧文書を損傷し、又は紛失したとき、その他借覧文書に異状を認めたときは、直ちに主管課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
(廃棄)
第40条 主管課長は、毎年8月31日までに保存期間の満了した文書を調査し、種別、冊数等を文書廃棄台帳に登記の上、総務課長に合議し、廃棄処分しなければならない。
2 第5種に属する文書については、主管課長が廃棄することができる。ただし、この場合においては、廃棄文書目録を総務課長に送付しなければならない。
3 総務課長は、前項により送付を受けたときは、廃棄文書目録を必要な限り保存しなければならない。
4 保存期間の満了した文書であっても、前項の場合において主管課長が必要と認めるときは、期間を限り保存しなければならない。
5 主管課長は第1種に属する文書であっても、11年以上経過して保存の必要がないと認められる場合は、第1項の規定と同様に廃棄することができる。
6 文書の廃棄は、焼却・裁断等の方法により行うものとする。
(ファイリングシステム)
第41条 文書事務の簡素化及び効率化を図るため、この規程にかかわらず、別に定めるファイリングシステムによることができる。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成14年11月1日から施行する。
(恩納村文書整理保存規程の廃止)
2 恩納村文書整理保存規程(平成11年恩納村規程第4号)は、廃止する。
附則(平成19年規程第1号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(様式に関する経過措置)
2 この規程の施行の際現にある第1条の規定による改正前の恩納村車両管理規程、第2条の規定による改正前の恩納村マイクロバス使用規程、第4条の規定による改正前の恩納村文書取扱規程、第6条の規定による改正前の恩納村公印規程、第14条の規定による改正前の恩納村指定金融機関事務取扱規程及び第15条の規定による改正前の恩納村産業経済に関する表彰規程による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの規程による改正後の様式によるものとみなす。
3 この規程の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
