○恩納村議会事務局規程
昭和57年4月1日
議会規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、恩納村議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理、職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。
(組織)
第2条 事務局に議事係を置く。
(職の設置)
第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)のほか、次の職員を置くことができる。
(1) 係長
(2) 主査
(3) 主任
(4) 主事
(5) 主事補
2 前項の職(局長を除く。)は、書記をもって充てる。
(職務)
第4条 局長は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。
2 係長は、局長の命を受け、係の事務を処理する。
3 主査、主任、主事及び主事補は、上司の命を受け、事務に従事する。
(事務分掌)
第5条 議事係の事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 庶務に関する事項
ア 文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
イ 公印の保管に関すること。
ウ 儀式、交際及び接遇に関すること。
エ 議員の身分に関すること。
オ 議事堂の管理に関すること。
カ 官公署、団体等の連絡に関すること。
キ 職員の人事、給与、厚生及び服務に関すること。
ク 予算及び物品に関すること。
ケ 議長会議、議員共済及び互助に関すること。
コ その他庶務一般に関すること。
(2) 議事に関する事項
ア 本会議に関すること。
イ 議案の取扱いに関すること。
ウ 議決及び決定事項の通知及び報告に関すること。
エ 議員の出欠席に関すること。
オ 議会の傍聴に関すること。
カ 常任委員会に関すること。
キ 特別委員会に関すること。
ク 会議録に関すること。
ケ 議事日程及び議会運営委員会に関すること。
コ その他議事一般に関すること。
(3) 調査に関する事項
ア 法令、条例、規則、規程等の調査に関すること。
イ 議案、請願、陳情等の調査に関すること。
ウ 資料の収集及び調査に関すること。
エ 図書室の整備及び管理に関すること。
オ 議会だよりその他法規資料の編集に関すること。
カ その他調査一般に関すること。
2 局長は、必要があるときは、前項の規定にかかわらず、適宜職員に処理を命ずることができる。
(決裁)
第6条 議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。
(専決事項)
第7条 次に掲げる事項は、局長において専決することができる。
(1) 議員及び職員の諸給与に関すること。
(2) 職員の休暇に関すること。
(3) 職員の県内旅行、時間外勤務及び休日勤務に関すること。
(4) 軽易な文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
(代決)
第8条 局長に事故があるときは、係長又はあらかじめ指定した主事がその事務を代決する。
(後閲)
第9条 代決した事務は、代決者において後閲の表示をし、取扱者は、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。
(文書の収受及び配付)
第10条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、全て次に掲げるところにより収受配付しなければならない。
(1) 文書(「親展」「秘」の表示ある文書を除く。以下同じ。)は、これを開封し、文書処理簿(様式第1号)に記載し、文書の余白に受付印を押し、局長の査閲を受けた後担当職員に配付しなければならない。
(2) 「親展」、「秘」の表示ある文書は、開封しないで受付印を押し、親展文書配付簿(様式第2号)に記載し、議長及び副議長宛てのものは局長に、その他のものは名宛人に配付してその受領印を受けなければならない。
(3) 電報は、電信処理簿により処理し、親展電報については、前号により処理しなければならない。
2 議案関係文書は、担当職員において収受し、局長の指示により処理しなければならない。
(口頭又は電話の処理)
第11条 口頭又は電話で受理した事項は、その受領を口頭電話処理簿に記録し、前条により直ちに処理しなければならない。
(文書の処理)
第12条 担当職員は、文書の配付を受けたときは、即日これを処理しなければならない。
2 特別の事由により即日処理することができないもの又は重要若しくは異例のものは局長に報告し、その指揮を受けなければならない。
(文書の保管)
第13条 未結及び完結文書は、種別ごとに整理し、書箱又は書棚にその区分を明示し、保管しなければならない。
(回議)
第14条 回議書(様式第3号)は、全て係長及び局長を経て、議長の決裁を受けなければならない。
2 他の職員に関係のある回議書は、その職員に合議しなければならない。
(発送文書の取扱い)
第15条 発送文書は、決裁後浄書し、原議とともに担当職員に回付しなければならない。
2 発送文書は、担当職員において文書処理簿に記載するとともに、担当職員に回付しなければならない。
3 発送文書は、担当職員において文書処理簿に記載するとともに、郵便電信発送簿に記載し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(公印の押なつ)
第16条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。
(文書の保存年限)
第17条 文書の保存年限は、次のとおりとし、分類は、別表による。
(1) 永久
(2) 10年
(3) 5年
(4) 2年
(勤務時間中の離席)
第18条 職員は、勤務時間中一時所定の場所を離れるときは、上司又は他の職員に行先を明らかにしておかなければならない。
(文書の閲覧)
第19条 文書は、上司の許可を得ないで他に示し、又は謄写させてはならない。
(出張命令)
第20条 職員の出張は、旅行命令簿をもって命じ、出張を終えて帰庁した者は、直ちに復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもって復命することができる。
(職員の服務)
第21条 職員の勤務時間、休息時間、休暇、休日等の服務については、村長部局の職員の例による。
(雑則)
第22条 この規程に定めるもののほか、事務の処理に当たっては、恩納村役文書取扱規程を準用する。
附則
この規程は、昭和57年4月1日から施行する。
別表(第17条関係)
区分 | 保存年限 | 簿冊名 |
庶務関係 | 永久 | 規程・規則台帳、公印台帳、備品台帳、共済会会員台帳、議員共済年金給付台帳、議員共済会会員資格喪失者台帳、職員その他人事に関する書類、表彰台帳、辞令簿、議員履歴台帳、歴代議長(副議長)名簿、歴代常任委員名簿 |
10年 | 令達番号簿、議員共済会会員資格得喪関係書類、議長会関係書類 | |
5年 | 一般庶務関係書類、予算差引簿、旅行命令簿、特殊文書物品送付簿、議員共済関係書類、議員互助関係書類、議員章交付簿 | |
2年 | 文書処理簿、電信処理簿、親展文書配付簿、物品配付簿、特別文書物品送付簿、発送文書件名簿、出勤簿、諸願・届処理簿、時間外勤務命令簿、庶務に関する書類、庶務案件 | |
議事関係 | 永久 | 議決書、会議録、委員会審査報告、委員会記録 |
10年 | 請願・陳情書整理簿、請願及び陳情受理つづり | |
5年 | 議会において行う各種選挙の投票関係書類、本会議に関する書類、委員会に関する書類、公聴会に関する書類 | |
2年 | 議会出席簿、議決書謄本交付簿、会議録閲覧簿、傍聴許可申請処理簿、委員会出席簿、発言通告書つづり、議事日程つづり、議事に関する書類、議事雑件 | |
調査関係 | 永久 | 例規つづり、議会に関する重要先例集つづり |
10年 | 議会資料、調査研究結果つづり、議会だよりつづり | |
5年 | 調査研究資料 |
(備考) 前記以外の文書は、適当と認める保存種別に組み入れるものとする。
